Monen johtajan päässä pyörii näinä viikkoina koronapandemian etenemiseen liittyvä ajatusten sekamelska. Miten työt hoidetaan, kun yhtä aikaa sairaana olevan henkilökunnan määrää on mahdoton arvioida? Miten pandemia vaikuttaa yrityksen kannattavuuteen? Miten turvataan kriittiset toiminnot?
Kriisitilanteessa oleva organisaatio kohtaa kolme eri vaihetta, joissa kaikissa tarvitaan kyseiseen tilanteeseen sopivaa johtajuutta.
Ensimmäisessä vaiheessa on tärkeää keskittää voimat toimintakykyisyyden ylläpitämiseen.
Akuuttia kriisivaihetta seuraa toipumisvaihe, jossa organisaatio siirtyy takaisin kohti muutosta edeltänyttä tilannetta.
Kolmas vaihe on sopeutuminen muuttuneeseen tilanteeseen.
Tästä kirjoituksesta löydät viisi ohjenuoraa siihen, miten voit johtamisen keinoin varmistetaan toimintakyvyn säilymisen kriisitilanteessa eli ensimmäisessä vaiheessa. Esitetyt näkökulmat perustuvat organisaation resilienssin tutkimukseen. Resilienssillä tarkoitetaan kykyä, joka auttaa yksilöitä ja organisaatioita selviämään muutoksista ja menestymään epävarmuuksien maailmassa.
Viisi ohjenuoraa toimintakyvyn johtamiseen kriisitilanteessa
Ole empaattinen. Kriisitilanne menee tunteisiin, toisilla enemmän, toisilla vähemmän. Siksi ihmiset pitää kohdata ensin tunteen tasolla ymmärtäen, ennen kuin tiedollinen dialogi on mahdollista.
Ota tilanne haltuun. Yksi toimintakykyisyyden säilyttämisen perusedellytyksistä on vahva tilannetietoisuus. Mikä asioiden todellinen tila on, mitä eri piirteitä ja näkökulmia siihen liittyy, mitkä ovat tämän hetkiset faktat, mitkä suurimmat riskit. Keskustele ihmisten kanssa, jotta pystyt muodostamaan mahdollisimman monipuolisen ja totuudenmukaisen kuvan tilanteesta. Kommunikoi mieluummin liikaa kuin liian vähän.
Tee toimintasuunnitelma ja toimi. Puntaroi yhdessä muiden kanssa vaihtoehtoisia malleja tilanteen etenemiselle. Vie asiaa kuitenkin jämäkästi eteenpäin – kriisitilanteessa ei ole useinkaan aikaa asioiden loputtomaan puntarointiin, vaan on toimittava sen hetkisen tiedon varassa, ja tehtävä rohkeitakin päätöksiä.
Turvaa prioriteetit. Tehkää yhdessä perusteltu priorisointijärjestys sille, minkä asioiden ylläpito on kaikkein kriittisintä, ja varmistakaa, että toimintakyky näiden asioiden suhteen säilyy tilanteessa kuin tilanteessa. Esimerkiksi miten varmistat pandemiatilanteessa, että ihmisiä on riittävästi turvaamaan kriittiset toiminnot, vaikka sairausprosentti nousisi hyvinkin korkealle?
Varaudu ja ole ketterä. Valmistaudu siihen, että tilanteen haltuunotosta, ennakkosuunnitelmista ja prioriteettien turvaamisesta huolimatta asiat eivät mene niin kuin olette suunnitelleet. Muista ketterän toimintatavan toimintaa arvioivat ja suuntaavat retrot, nopeat palautesyklit ja pienissä erissä tekeminen, jotka mahdollistavat nopeatkin suunnanmuutokset tilanteen niin vaatiessa.
Tälle kirjoitukselle on tulossa jatko-osa, josta löydät johtamisvinkkejä toipumis- ja sopeutumisvaiheisiin.
Lähteet:
Annarelli, Alessandro ja Nonino, Fabio (2016): Strategic and operational management of organizational resilience: Current state of research and future directions. Omega, 62, 1-18.
Seville, Erica (2017): Resilient organizations: How to survive, thrive and create opportunities throughcrisis and change. Kogan Page: London, Philadelphia, New Delhi.
Tutustu myös aiempiin kirjoituksiin samasta aihepiiristä:
https://ilmiomedia.fi/artikkelit/uudistumiskyky-auttaa-organisaatiota-parjaamaan-epavarmuudessa/
https://www.nitor.com/fi/uutiset-ja-blogi/resilientti-organisaatio-tekee-tolkkua-arjen-kaaoksesta
Minna Janhonen on organisaatioiden kehittämisen ja henkilöstöjohtamisen asiantuntija, joka valmentaa yrityksiä lean- ja agile-menetelmien saloihin.